EMPRESA VIRTUAL
El comercio electrónico consiste en efectuar todas las operaciones inherentes al comercio convencional como comprar, vender, solicitar productos o servicios, etc., a través de un medio electrónico. Esto se realiza en dos niveles: empresa a empresa y empresa a consumidor.
Cabe aclarar que en el comercio electrónico lo ideal sería que no compita con las formas habituales de comprar, las complemente. Específicamente, el comercio electrónico empresa-consumidor es aquel que se refiere a las relaciones de negocio entre el productor y el consumidor final. Los beneficios de este tipo de comercio son muy grandes; el cliente no tiene que moverse de su casa, su capacidad de elección es mucho mayor, no necesita trasladarse a los lugares de compra para buscar distintas opciones y elegir la más conveniente, además de la facilidad de comprar con un simple número de tarjeta de crédito y esperar la entrega de los productos adquiridos en su propio domicilio. Además, los riesgos existentes en este tipo de comercio se deben a la carencia de costumbre por parte del consumidor y la falta de una cultura electrónica que posibilite la masificación. También es posible que los tiempos de entrega no sean los esperados, aun así su desarrollo es alentador.
Cabe mencionar, que todos los negocios que no sean capaces de evolucionar y adoptar este sistema de comercialización, no podrán permanecer en el medio y serán destruidos por la enorme competencia.
Basta con ver la tendencia de las empresas llamadas "punto-com", que día a día van desapareciendo; Es necesario el estar consientes, considerar la situación y el ver al comercio electrónico como una excelente herramienta de apoyo, pero no como único medio de hacer negocios.
CREAR UNA EMPRESA EN INTERNET
Una de las dudas que se le plantea al emprendedor, tras la irrupción de Internet en el mundo de los negocios, es "cómo creo mi empresa en Internet". Hasta tal punto los "expertos de la Nueva Economía" nos han repetido que Internet lo cambia todo y que los negocios virtuales son distintos a todo lo visto jamás que muchas personas llegan a pensar que crear una empresa en Internet es algo diferente a hacerlo en el "mundo real". Vamos a examinar las características de estas nuevas empresas virtuales para comprender que no existe ninguna diferencia substancial entre crear una empresa en el mundo virtual o en el mundo real.
¿QUÉ ES UNA EMPRESA VIRTUAL?
A falta de definición formal por parte de los Nuevos Economistas, entenderemos que estamos ante una empresa virtual cuando esta empresa realice la mayor parte de su negocio "en Internet".
Esto significa que se relacionará con sus clientes y proveedores vía Internet, sus procesos sean fundamentalmente automatizables en Internet y el negocio pueda en teoría "funcionar sólo". Estos negocios "sólo Internet" también tienen un nombre (en la nueva economía todo tiene un nuevo nombre, cuando no dos o tres): son los pure players, los "jugadores puros", los que sólo están en Internet.
A poco que se piense, es fácil comprobar que cualquier empresa virtual tiene, en realidad, poco de virtual. El sueño de muchos ciberemprendedores de estar tumbados en la playa mientras su "web" produce millón tras millón no es más que una falacia. Cualquier negocio real o virtual va a pedir muchas, muchas horas al equipo emprendedor, horas bien "reales".
LA CREACIÓN DE LA EMPRESA VIRTUAL
El Plan de Empresa
Previamente a la creación de toda empresa, es aconsejable que el emprendedor analice y estudie su futura empresa mediante un Plan de Empresa. De nuevo, tal vez convenga recordar que la finalidad del Plan de Empresa no es conseguir financiación de ningún business angel ni presentarse a ningún concurso de ciberemprendedores (aunque son dos aplicaciones útiles del mismo). Insistiremos una vez más en que el Plan de Empresa no es más que el producto de algo más importante que es el proceso de reflexión y análisis del futuro negocio que todo emprendedor debe realizar antes (y también después) de crear su empresa.
Por tanto, el plan de empresa de una empresa virtual no es distinto de cualquier otro plan de empresa. Con todo, dado la importancia de la base tecnológica sobre el que se asentará la nueva empresa es conveniente un análisis lo más completo posible de este punto. También deberán estudiarse detalladamente los procesos automatizables (incluyendo las relaciones con clientes y proveedores) pues lógicamente estos procesos serán los primeros en implantarse en el "servidor web" de la nueva empresa.
El proceso de creación
Una vez decidida la creación de la empresa virtual, el proceso de constitución formal es idéntico al de una empresa normal. En este punto es muy importante no caer en algunas trampas que esperan a una nueva empresa virtual, especialmente la fundado por el emprendedor "técnico experto en Internet" que jamás ha conocido el funcionamiento completo de una empresa.
Como quiera que técnicamente es muy sencillo "crear una web desde casa" y "empezar a vender", el emprendedor puede caer en la tentación de pensar que no está sujeto a las leyes y reglamentos que rigen para el resto de empresas. Sin embargo, el ejercicio de cualquier actividad económica está sujeto a obligaciones formales y a impuestos diversos. El emprendedor no debe pensar que ya se ocupará de los aspectos legales cuando la cosa vaya bien. Legalmente es obligatorio resolver determinados aspectos legales antes de empezar.
Otra trampa no menos importante, es creer que la facilidad "para empezar" va a mantenerse siempre y la empresa quedará libre de cargas propias de las "antiguas empresas", cosas desagradables como alquiler de locales o los contratos con el personal. Si la empresa realmente empieza a funcionar, pronto, muy pronto, el nuevo emprendedor descubrirá que su empresa y sus problemas no tienen nada de virtuales.
Y para empeorar la situación, la actividad en Internet es fundamentalmente internacional. Esto complica las cosas pues aparecen temas que muchas empresas "tradicionales" no deben contemplar como transportes internacionales y aduanas, distintos idiomas y legislaciones, horarios diversos, etc...
Todos estos puntos deben considerarse al crear una empresa virtual, y sobretodo, mantenerse alerta y con capacidad suficiente para adoptar los rápidos cambios que esperan a un negocio en Internet que empieza a prosperar (y en Internet puede empezar a prosperar en semanas).
Características propias de la empresa virtual
Ya hemos intuido algunos aspectos diferenciales de las empresas "virtuales". Examinemos con detalle otros no menos importantes. Con todo conviene advertir que de la misma manera que las empresas tradicionales son realmente distintas entre sí, las empresas "virtuales" también pueden llegar a ser muy distintas entre ellas (basta pensar en la diferencia entre dos negocios como Yahoo! y Amazon) por lo que las características que se citan a continuación deben ser revisadas y ampliadas para cada nuevo negocio virtual.
Tecnología Internet
Por definición, una empresa virtual sería aquella que desarrollara todo su negocio en ese "mundo virtual". Para entender qué es el "mundo virtual" hay que comprender qué es Internet. Internet es simplemente una enorme red de ordenadores y su finalidad era, es y será comunicar a las personas que usan esos ordenadores. Comprender este simple hecho, básico pero fundamental, ayudará a no perderse entre las "maravillas" (y algunas tonterías) de la Nueva Economía.
Red de ordenadores
El elemento fundamental que soporta Internet es el conjunto de ordenadores y, cada vez más, otros elementos activos como teléfonos móviles y otros aparatos electrónicos. Estos "nodos" se conectan mediante un sistema de comunicaciones de manera que desde cualquier punto debería ser posible alcanzar cualquier otro punto de la red.
A efectos prácticos para la nueva empresa esto significa que se va a hacer un uso intensivo de la informática. Tal vez esto no sea problema para el típico técnico-ciberemprendedor, pero puede ser un problema cuando busque personal y puede ser una catástrofe si son sus clientes potenciales los que tienen dificultades en el uso de su sistema. Conviene tener muy presente este aspecto básico del negocio, que por obvio no debe de dejar de analizarse.
Comunicación entre personas
La finalidad de Internet es la de permitir comunicarse con otras personas. (Aunque existe una curiosa aplicación de Internet consistente en crear un gran negocio fantasma para luego vendérselo a algún incauto por mucho dinero) Y la finalidad de los negocios en Internet es obtener provecho de esas posibilidades de comunicación entre los distintos agentes del mercado: las empresas y sus clientes, los proveedores, empleados, la inevitable Hacienda Pública, etc.
Esto implica que un negocio en Internet debe ser esencialmente capaz de comunicarse y hacerlo con las características propias del medio, es decir, de forma flexible e interactiva. Una empresa no está en Internet porque tiene una "página web", pero si lo estará si usa eficientemente su correo electrónico. Las empresas virtuales deberán centrarse en estos aspectos de comunicación más allá de donde llegan la empresas tradicionales. Finalmente, si bien comunicarse, p.e., con los clientes es bueno y comunicarse mucho con los clientes es mejor, soportar una avalancha de pedidos, o peor de quejas, puede superar la capacidad de respuesta de la empresa.
El Marketing en Internet
Uno de los nuevos descubrimientos de la Nueva Economía es el Marketing en Internet. En realidad el Marketing en Internet como tal no existe. Existe el Marketing (el de toda la vida) y, como consecuencia de las dos características anteriores (red de ordenadores y comunicación flexible), surgen nuevas e interesantes posibilidades de comunicación y promoción con el mercado y los clientes que antes eran impensables.
Por tanto, un factor diferencial de las empresas virtuales está en los métodos y técnicas que usan para contactar, negociar y relacionarse en general con sus clientes. Usar métodos de comunicación tradicionales en un medio como Internet puede no dar los resultados deseados. Y no sólo es la "comunicación y promoción" de productos lo que debe revisarse al entrar en Internet, incluso el "precio" o hasta el "producto" debe ser objeto de análisis y reflexión.
Globalización
Ya hemos visto el aspecto internacional inherente a Internet. No hay diferencia en estar en Internet para los compatriotas y estarlo para los extranjeros. Esto significa que, incluso en el caso de que no lo desee, clientes potenciales (y proveedores) de cualquier parte del mundo pueden comunicarse con su empresa. No estaría de más tener una política clara a este respecto. Internacionalizar una empresa puede ser positivo... siempre que eso forme parte de su estrategia.
De cara a la nueva empresa virtual, este aspecto puede presentar su vertiente positiva desde el momento en que el mercado potencial es enorme en comparación con el mercado local. Pero también presenta sus complicaciones derivadas de las distintas reglamentaciones y leyes de los distintos países o, simplemente, de la capacidad de operar en distintos idiomas o monedas (de nuevo, potencialmente, todos!).
Logística
Como consecuencia de esta capacidad de vender globalmente, la nueva empresa virtual debe estar preparada para transportar sus productos hasta sus clientes. Si un emprendedor crea una nueva tienda "real" esperará que los clientes vengan a comprar a ella. Pero si crea una tienda "virtual" en Internet, entonces son los clientes quienes esperarán que les llevan los productos hasta su casa. Las complicaciones derivadas de este pequeño detalle pueden dar al traste con más de una idea de negocio.
Teletrabajo
Internet permite, a priori, que los empleados de una nueva e
Otro de los problemas actuales al que se enfrentan las empresas virtuales es el de la entrega del material. Lo que en muchos comercios es algo tan simple como llenar una bolsa que se llevará el cliente, en una empresa virtual se convierte en hacer llegar la compra a la dirección que nos indique el cliente, en perfectas condiciones del producto y, si puede ser, hacerlo ya.
Si el negocio virtual vende información, puede ser relativamente fácil entregarla de forma inmediata, pero como saben las primeras empresas virtuales que intentan servir alimentos o productos perecederos, un pequeño retraso en la entrega puede convertirse en algo realmente desagradable para el cliente.
La entrega de pequeñas mercancías pueden suponer un costo de transporte superior al importe de la misma compra, lo que provoca que muchos clientes desistan en su pedido. El servicio de entrega estará normalmente en las manos de empresas terceras con el consiguiente riesgo para nuestra reputación en caso de problemas. La facilidad de compra por parte de clientes desde el extranjero puede quedar anulada por la dificultad de entrega del material bien sea por motivos de costes o de aduanas. Todo eso por no contar con Hacienda y la complejidad que en determinados casos puede suponer el cálculo de los impuestos indirectos sobre las ventas.
Empieza a quedar claro que no todos los negocios se adaptan por igual a la idiosincrasia del comercio electrónico. Y aún así, debe quedar claro que "montar una empresa virtual" es algo que va mucho más allá del aspecto meramente tecnológico.
¿QUE NECESITO?
Nombre de dominio
Por tal se entienden – a modo de ejemplo y con afán meramente pedagógico y no técnico – los populares ".com" ( o ".org"; ".net", "es", etc ). Una cautela importante a tener en cuenta es comprobar primero si el que deseamos coincide o no con alguna marca comercial de algún tercero, pues en tal caso es posible que podamos tener problemas en un futuro, ya que su titular es posible que estime que se está llevando a cabo una política – por parte nuestra – de competencia desleal en cuanto al uso de dicho nombre de dominio.
Otro consejo importante es, en el caso de haberlo elegido correctamente, registrar dicho nombre de dominio no sólo con la extensión adecuada – por ejemplo, la ".com" – sino en algunas más – por ejemplo, las ".net" y ".org" -, evitando así que si nuestro negocio fructifica de una forma importante en Internet, haya otra persona que con un afán meramente especulativo y aprovechando el esfuerzo nuestro, intente sacarle rentabilidad a ello, compitiendo con nosotros, o incluso creando una mala imagen de nuestro producto.
En el supuesto de que deseásemos un ".es", hay que saber que el mismo está regulado por la legislación española existente a tal efecto, y ello significa, entre otras cosas, que nos exigirá el Estado una serie de requisitos ( en los ".com" sólo se nos solicita el pago del registro y que el mismo no esté ya registrado por otra persona ), como por ejemplo, que coincida – en su caso – con una marca comercial de la que seamos titular. Ello lo motiva el intentar evitar que cualquiera pueda poseer un ".es" sin poseer algún derecho sobre el mismo, intentando así, en la manera de lo posible, ahuyentar a los meros especuladores y/o registradores de mala fe.
Para el caso de que nuestro nombre de domino ya esté registrado por alguien, y consideremos que poseemos más derechos que él, caben dos posibilidades : 1) acudir a la vía judicial ( actualmente, como es tradicional, puede eternizarse, aparte de ser cara ), o 2) acudir al denominado Arbitraje de la OMPI, el cual permite, a través del correo electrónico, y prácticamente todo el procedimiento por dicha vía, obtener una resolución final, emanada desde Suiza y ejecutable en todos los servidores, con la enorme ventaja de que dichos procedimientos no suelen durar más de 3 meses ( Nota : OMPI = Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, organismo dependiente de la Organización de las Naciones Unidas ).
Otro aspecto a tener en cuenta, y novedoso en nuestra legislación, es el referente a la obligatoriedad de dejar constancia en el Registro Mercantil de la existencia del nombre de dominio, aunque por haberse tratado dicho aspecto de modo monográfico en otro artículo anterior a éste, no profundizaremos más en ello, salvo decir que el plazo mencionado es – como regla general, aunque hay excepciones - de un mes, y que los profesionales autónomos no están – en principio – obligados a llevar a cabo tal inscripción.
Diseño y elaboración del sitio web
Por desgracia existe muy poca gente que conozca lo que a continuación vamos a comentar : Si yo, por ejemplo, contrato con alguien la construcción de mi página web o portal, dicha obra, el sito web, los derechos de propiedad intelectual generados una vez se termine el encargo, son de aquella persona física o empresa que lo realizó. Dicho con otras palabras más simples : Encargo un sitio, y salvo acuerdo en contra, el titular de dichos derecho no soy yo, sino esa otra persona, lo cual efectos prácticos puede generar reclamaciones futuras en cuanto al mismo, llegándose incluso a poder paralizar un web site por no haber previsto dicha eventualidad.
No son raros los casos en los que habiéndose encargado la creación de un portal, hay discrepancias sobre la calidad del trabajo, o el plazo o tardanza en su terminación, y deciden romper el vínculo, pero a partir de ahí, la persona a la que se le encargó dicho trabajo comienza a reclamar sus derechos sobre dicha obra, con lo cual, al cliente, sólo le queda la alternativa de que si contrata a otra persona, comenzar desde cero a crear el portal, pues no puede, legalmente hablando, disponer de lo que antes se había hecho y quedado a mitad. La excepción a ello es el caso en el cual quien realiza el trabajo es un empleado nuestro contratado específicamente para tal fin y así expresamente indicado en su contrato de trabajo.
Lo más práctico, sensato e inteligente, es reflejar por escrito, en el contrato correspondiente, que la persona a la cual se encarga la realización del sitio web, renuncia a cualquier tipo de derecho sobre el mismo, amén de indicarse también plazos de entrega, régimen de responsabilidades, qué ocurre con los incumplimientos, y muchas más cuestiones, que al ser tantas excederían con creces los limites y pretensiones de estas letras, exigiendo un artículo monográfico sobre ello.
Contratación en La Red
En España, y cada vez más en otros países de nuestro entorno, todo aquello referido al cómo se desarrolla la contratación a través de Internet, comienza a estar más y más regulado, no siendo nuestro país una excepción. Es por ello que habrá que conocer – y utilizar – qué cláusulas son de obligada incorporación en los formularios de contratación correspondientes, pero no sólo al final de la misma, sino antes de ella, durante, y después.
No está de más tampoco poder, para el caso de alguna eventual disputa en cuanto a ello, cómo podremos probar cuál fue el contenido de los contratos que teníamos en La Red en relación a nuestros clientes, pues de ello dependerá o no el evitar – o sufrir – sanciones tan elevadas que pueden llegar a 300.000 euros.
Una forma de probanza del contenido de nuestros contratos podía ser el uso de firma electrónica incorporada en el servidor que usemos para alojar nuestra página, con utilidades de firma electrónica que permitan – pues no todas lo facilitan o proporcionan -, entre otras cosas, un archivo digital del contenido de lo acontecido durante la contratación, aparte del momento exacto en el cual la misma tuvo lugar. Como anécdota, baste decir que el Real Decreto Ley español que regula la firma electrónica, equipara uno de sus tipos – la denominada avanzada – a la firma manuscrita tradicional, con lo cual, es claro a qué ventajas nos estamos refiriendo con su uso.
No obstante, si no se desea usar firma electrónica, se puede también recurrir a un método no tan técnico, pero que también nos puede salvar de un apuro. Consiste en contratar los servicios de un notario, al cual le encargaríamos que, de forma esporádica, y sin previo aviso, visite las páginas de nuestra web, plasmando el contenido de los formularios de contratación en la correspondiente acta. La finalidad de ello es que, en caso de litigo, el notario podrá demostrar cuál era el contenido en determinados días, y como lo hará de forma aleatoria y sin previo aviso, la presunción de que dicho contenido era el cierto y auténtico, cobrará así más valor y fuerza probatorios.
Publicidad
Desde exactamente el 12 octubre de 2002, está radical y totalmente prohibido en nuestro país el envío de publicidad vía e-mail que previamente no hubiese sido solicitada o autorizada por el destinatario de la misma, lo cual quiere decir, que en caso de contravención – con base para ello en la Ley 34/2002, también llamada de Comercio Electrónico – podremos ser objeto de enormes y severísimas sanciones, pudiendo llegar las mismas a la suma de 600.000 euros en casos especiales, o en su grado mínimo, situarse en 30.000 euros.
Por lo anterior es claro que el recurrir a las archifamosas listas de correo electrónico, vendibles con facilidad por Internet, con la intención de efectuar Spam a través de ellas ( envío indiscriminado de publicidad con dichas listas, sin consentimiento previo del destinatario ) está radicalmente prohibido ( al margen de su inutilidad según los expertos en marketing ).
Otra cuestión a tener en cuenta es que en el envío de dicha publicidad vía e-mail, habrá de incorporar al comienzo de las mismas las palabra "publicidad", amén de otros requisitos contemplados en la norma comentada.
Protección de datos
Aunque este es un tema un tanto desconocido – incluso entre la mayoría de los propios abogados -, es realmente una parcela de vital importancia, pues al igual que con lo anterior, podrían derivarse sanciones extremadamente altas en caso de que nos incoase la Agencia de Protección de Datos un expediente sancionador.
Como primer dato a tener en cuenta está el de que siempre que poseamos datos de carácter personal de terceras personas – se excluyen por tanto las personas jurídicas – nos incumben determinadas obligaciones, siendo las básicas y más importantes : 1 ) Inscribir el – o los – fichero correspondiente en el Registro General de Protección de Datos, sito en Madrid ; 2 ) Elaborar el llamado Documento de Seguridad ( no hace falta inscribirlo ni registrarlo ); 3 ) Aplicar el documento de seguridad ; 4 ) ( en su caso ) Llevar a cabo auditorias antes de 2 años, de forma periódica, las cuales pueden ser externas ( realizadas por nosotros mismos o nuestra empresa ) o externas ( por una empresa o profesional externo, no vinculado a nosotros, y que se dedique a estos menesteres como tal ); 5 ) Adaptar la web y los mecanismos de funcionamiento de la misma a lo previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos, lo cual supone y exige, entre otras cosas, advertir al usuario del cual tengamos sus datos, que le asisten los derechos llamados de acceso, rectificación, oposición y cancelación en cuanto a los mismos, cómo ejercitar dichos derechos, ante dónde y de qué manera, etc.
Como vemos, y siempre desde un punto de vista estrictamente jurídico, son varios los aspectos a considerar a la hora de introducirnos con un negocio en Internet, siendo más que aconsejable no descuidar ninguno de ellos, sopena de naufragar al primer intento en las inconmensurables aguas de La Red.
